Fiziksel Arşiv Yönetiminde Öncü Marka Reiss wolf

İşletmelerde kullanılan cari kullanım, evrakların birimsel olarak arşivde saklanması sıklıkla erişim ihtiyacını karşılar. Dolayısıyla bu sistem sayesinde evraklarınız kurumsal arşivlerimizde yer alabilir. Bunların ortalama saklama süresi 1-2 yıl arasında değişkenlik göstermekle beraber, süreyi dilediğiniz şekilde uzatabilirsiniz. E-imza kullanımıyla fiziksel arşiv ihtiyacı bir ölçüye kadar ortadan kaldırılsa bile, yasal zorunluluklar ile ve bunların yanı sıra dış sistemlerle olan iletişim sonucunda kâğıt ortamında belgelerin birçoğunu oluşturabilirsiniz. Fiziksel arşiv yönetimi, kurumsal arşivlerde belgelerin saklanma biçimlerinden farklı bir ortam sunar. Klasik arşivlemede yapılan uygulamalar, dolap ve raf düzeninden oluşmaktadır. Ancak size sunduğumuz hizmet ile birimlerden başlayan arşivleme döngülerini ödünç, iade ve tasfiye yöntemleriyle bir bütün şeklinde karşılayabilirsiniz.

Doküman Yönetim Sistemi

Doküman yönetim sisteminde belgeler kimler tarafından ödünç alınırsa, bunlar kolay bir şekilde fark edilebilir özelliktedir. Dolayısıyla ödünç ve iade raporu alınabilirken, belgelerin kaybolması ya da belgelere hızlı erişim sağlanamaması gibi durumlar ortadan kalkar. Bu sistemin başlıca özellikleri arasında şunlar vardır:

• Dolap ve raf adresleme işlemleri
• Birimden arşive gönderim işlemleri
• Ödünç verme ve iade işlemleri
• Arşiv yönetim sistemlerinin oluşturulması
• Saklama süresinin belirlenmesi
• Birden fazla arşiv tanıtımı
• Tasfiye işlemleri

Fiziksel Arşiv Yönetiminde Bilinmesi Gerekenler

Fiziksel arşiv yönetimindeki detaylar aşağıdaki gibi verilmiştir:

• Arşivleme sistemi ile ERP, MRP ve CRM gibi sistemler ile entegrasyon biçimi açıktır. Dolayısıyla bu entegrasyonlarla web servisleri vasıtasıyla yapılır
• Arşive evrak gönderim işlemlerinde ve bununla beraber evrak alma için adresleme işlemlerinden yararlanabilirsiniz
• Emanette yer alan dokümanlar takip edilebilirken, bunlar fiziksel ödünç ve iade takipleridir
• Erişim ile kolaylıkla arşive ulaşabilirsiniz
• Saklama planı ve imha listesi oluşturulur
• Doküman üzerinden ya da klasör üzerinden arama yapılırken, fiziksel konum bulunma durumu söz konusudur
• Arşivde yer alan klasörler, dolap ve raf bazlı olarak adrese gönderilmektedir
• Toplu olarak dolap ve raf serileri oluşturulabilir
• Arşiv işlemlerinin tümü kaydedilir ve istenildiği durumlarda işlemler, tutanak formları ile alınabilmektedir.

https://www.linkedin.com/company/reisswolf-turkey

https://www.instagram.com/reisswolf.tr/

https://www.facebook.com/reisswolftr/

https://www.youtube.com/channel/UCBbNDePxTdA3hgwT3rbW2iw