İşe giriş muayenesi bir kez yapılır ve dosyaya konur. Sorun ondan sonra başlar. Elli kişilik bir işletmede elli farklı yenileme tarihi, farklı tehlike sınıfları, görev değişiklikleri, uzun raporlar ve işten ayrılmalar iç içe geçtiğinde, takvim kendiliğinden bozulur. Denetim geldiğinde ortaya çıkan tablo genellikle şudur: işe giriş raporları tamam, periyodikler yarım.
Bu yazı, sağlık gözetimi takvimini elle değil sistemle yönetmek isteyen insan kaynakları ekipleri için hazırlandı.
Yenileme aralıkları işyerinin tehlike sınıfına göre belirlenir ve bunlar azami sürelerdir, hedef değil:
Bunların üzerine, tehlike sınıfından bağımsız işleyen özel periyotlar biner. Gece postalarında çalıştırılan personel için rapor en geç iki yılda bir yenilenir. On sekiz yaşını doldurmamış çalışanlarda muayene altı ayda bir tekrarlanır. Belirli maruziyetlerde hekim daha kısa aralık belirleyebilir; örneğin yoğun gürültü altında çalışan bir grupta odyometri takibi yıllık yapılabilir.
Periyodik muayene sadece tarih geçtiği için gerekmez. Aşağıdaki durumlarda süre dolmamış olsa da yeni bir değerlendirme gerekir ve takvim sıfırlanır:
Bu beş maddeyi takvime bağlamak mümkün değildir; olayla tetiklenirler. Dolayısıyla sisteminizin hem tarih bazlı hem olay bazlı çalışması gerekir.
Karmaşık yazılımlara geçmeden önce kurulabilecek bir yapı şöyle görünür. Her çalışan için tutulacak alanlar:
Bu tabloyu kuran ekiplerin en sık atladığı sütun altıncı sırada olandır. Şartlı uygunluk kararları kayıt altına alınıp operasyona iletilmediğinde, rapor işvereni koruyan bir belge olmaktan çıkar.
Yenileme tarihinin geldiği gün uyarı almak işe yaramaz; o noktada zaten geç kalınmıştır. Pratikte işleyen eşikler şunlardır: altmış gün kala planlama uyarısı, otuz gün kala randevu uyarısı, on beş gün kala yönetici bilgilendirmesi. Çok tehlikeli sınıfta yıllık periyot söz konusu olduğu için, planlamayı grup bazında yapmak tek tek randevu almaktan çok daha verimlidir.
Elli kişilik bir listede elli ayrı randevu almak yerine, yenileme tarihleri yakın olan personeli gruplayıp tek seferde muayene ettirmek hem maliyeti hem iş gücü kaybını düşürür. İşe alımların yoğunlaştığı dönemleri de dikkate alarak yılda iki ya da üç “muayene penceresi” tanımlamak çoğu işletme için yeterlidir.
Kalabalık ekiplerde bu pencereleri işyerinde tamamlamak mümkündür. Tam donanımlı gezici iş sağlığı araçları akciğer grafisi, odyometri kabini, solunum fonksiyon testi, EKG ve kan alma ünitesi içerdiği için, muayeneler vardiya düzeni bozulmadan sahada yapılabilir. Bu yöntem, ulaşım için harcanan iş saatini neredeyse tamamen ortadan kaldırır.
Sirkülasyonu yüksek işletmelerde takip listesinin güncel tutulması, listenin kendisinden daha zordur. İki kural işi kolaylaştırır. Birincisi: işe giriş prosedürüne muayene adımını gömün, SGK girişi muayene tamamlanmadan yapılmasın. İkincisi: çıkış prosedürüne sağlık dosyasının arşive taşınması adımını ekleyin. Dosya, çalışanın ayrılışından itibaren en az on beş yıl saklanmak zorundadır; çıkışta imha edilmesi ciddi bir hatadır.
Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir. Takip tablonuzda kişilerin tanıları, tetkik değerleri veya hastalık bilgileri yer almamalıdır. Tabloda yalnızca yönetsel bilgi bulunur: muayene yapıldı mı, tarihi ne, uygunluk kararı ne, kısıt var mı. Tıbbi ayrıntı, hekimin tuttuğu kişisel sağlık dosyasında kalır ve insan kaynakları bu dosyaya erişmez.
Bu ayrım hem mevzuat gereği hem de pratik olarak doğrudur. İnsan kaynaklarının bilmesi gereken şey, çalışanın işe uygun olup olmadığı ve varsa kısıttır; hangi ilacı kullandığı değil.
Çalıştığınız kuruluş yalnızca muayene yapıp form teslim ediyorsa, takvim yükü tamamen sizde kalır. Daha gelişmiş bir hizmet modelinde ise personel bazında rapor durumu, geçmiş tetkikler ve yaklaşan yenileme tarihleri sizinle paylaşılan bir arşivde tutulur ve uyarılar önceden gelir.
Bu modeli sunan kuruluşlardan biri olan Satem OSGB, işe giriş ve periyodik muayene süreçlerini uçtan uca yürütüyor; tetkikleri kendi laboratuvarında çalışıyor, raporları e-imzalı teslim ediyor ve yaklaşan periyodik muayeneler için hatırlatma veren dijital bir arşiv sunuyor. Kalabalık ekipler için gezici İSG araçlarıyla işyerinde muayene imkânı da bu yapının parçası. Hizmet kapsamını incelemek isteyenler Satem OSGB sayfasından ayrıntılara ulaşabilir.
Periyodik muayene pencerelerini planlarken işletmenin kendi takvimini dikkate almak gerekir. Üretim yoğunluğunun zirve yaptığı dönemlerde muayene planlamak, hem katılımı düşürür hem de erteleme baskısı yaratır. Ertelenen bir muayene ise çoğu zaman unutulur.
Pratik yaklaşım, yılın görece sakin iki dönemini belirleyip muayene pencerelerini bu dönemlere sabitlemektir. Böylece hem operasyon aksamaz hem de çalışanlar sürecin ne zaman geleceğini önceden bilir. Sürekliliği olan bir takvim, tek tek randevu almaktan çok daha yüksek katılım üretir.
Periyodik muayenelerde en sık karşılaşılan operasyonel sorun, çağrılan personelin gelmemesidir. Bunun nedeni genellikle ilgisizlik değil, sürecin amacının anlaşılmamasıdır.
Son madde en çok etki yaratanıdır. Tetkik sonuçlarını hiç görmeyen bir çalışan için muayene bir formaliteye dönüşür. Sonuçlarını alan ve hekimden kısa bir değerlendirme duyan kişi ise süreci kendi yararına gördüğü için katılımı sürdürür.
Periyodik muayene, sağlık gözetiminin en kolay unutulan ama denetimde en kolay tespit edilen kısmıdır. Çünkü kontrolü basittir: tarihe bakılır. Elli kişilik bir listede bir tarih kaçırmak insanidir; sistem kurulmadığında ise on tarih birden kaçar. Kurulacak yapı karmaşık olmak zorunda değil. Doğru sütunları içeren bir tablo, üç kademeli uyarı eşiği ve olay bazlı tetikleyicilerin tanımlanması, çoğu işletme için yeterli koruma sağlar.
